Introduzione. La posta elettronica é assimilabile al servizio postale cui tutti siamo abituati, infatti ci consente di ricevere e di spedire messaggi (lettere), file (pacchi) e di abbonarci a riviste o pubblicazioni di nostro interesse (le mailing-list).
La grande differenza tra l'e-mail e il servizio postale è sostanzialmente una: la velocità! Un messaggio di posta elettronica non dovrebbe, in condizioni ordinarie, impiegare più di 3-4 minuti per giungere a destinazione, indipendentemente dalla distanza da percorrere.

Il client. Per scrivere/ricevere i messaggi utilizziamo un programma apposito detto client (es. Outlook Express) che permette di gestire in toto tutte le nostre transazioni di posta elettronica.
Una volta compilato il messaggio, dando il comando di invio, il nostro client lo spedisce ad una macchina apposita, denominata server SMTP (spedizioniere) che si preoccupa di leggere chi sia il destinatario/i e di inviarlo al server POP3 (ricevitore) responsabile della posta del destinatario. A questo punto il nostro messaggio e' in giacenza presso il server POP3 del destinatario.
Quando questi si colleghera' ad Internet e chiederà di "scaricare" la propria posta, il messaggio verra' trasferito dal server POP3 al client del destinatario che potrà a quel punto visionarlo sul proprio computer. Il destinatario, qualora volesse risponderci effettuerà le stesse operazioni, ma in senso inverso.

Destinatari. Quando spedite una lettera a più destinatari (es. una circolare) valutate se inserire tutti gli indirizzi nel campo "A" ("TO" in inglese), in quanto ogni destinatario ricevera' il messaggio con acclusi tutti gli indirizzi cui avete spedito il messaggio stesso. Cio' puo' essere fastidioso sia per lo spazio che occupano sullo schermo, sia soprattutto per un problema di privacy. In questo caso, inserite i destinatari nel campo "Ccn" ("Bcc" in inglese), che significa "copia carbone nascosta", per nascondere alla vista i loro indirizzi.

Oggetto. Prendete l'abitudine di specificare chiaramente l'argomento (oggetto) nei messaggi che mandate, infatti quando si ricevono dei messaggi inizialmente appare solo una lista dei mittenti e dei relativi oggetti e molte persone leggono subito solo i messaggi che hanno un oggetto che attira la loro attenzione, rimandando ad un secondo momento la lettura degli altri; si capisce quindi quanto sia importante, soprattutto per comunicazioni urgenti, specificare un adeguato oggetto.

Maiuscole. Un'altra convenzione nel mondo della posta elettronica é quella per cui un testo scritto tutto in maiuscolo viene inteso come "urlato", capita a molti di scordarsi il tasto delle maiuscole attivo e di scrivere un messaggio tutto in maiuscolo non dando importanza alla cosa, il minimo che può succedere in questi casi é ricevere risposte del tipo "Stai calmo! Non c'é bisogno di gridare!"

Il "quoting". Infine è molto importante, quando si risponde ad un messaggio, riprendere il filo del discorso citando le frasi salienti del messaggio cui si risponde per consentire al nostro interlocutore di ricordarsi facilmente di cosa si stava parlando, capita spesso infatti di rispondere a messaggi scritti anche diversi giorni prima. Questa operazione in informatichese viene detta quotatura, si tratta di un neologismo (da alcuni giudicato anche brutto perché il verbo quotare in italiano ha un significato diverso) ormai entrato nell'uso comune nella comunità telematica italiana, questo termine deriva dall'inglese to quote, che significa appunto citare. Quasi tutti i programmi per la posta elettronica prevedono un'opzione per quotare automaticamente il testo cui si risponde. La quotatura consiste in pratica nel copiare il testo originale aggiungendo il carattere ">" all'inizio di ogni riga, ad esempio:

-----Messaggio Originale-----
Da: "Supporto Tecnico" <support@mbox.theo.it>
A: "Mario Rossi" <m.rossi@theo.it>
Data invio: venerdì 1 febbraio 2002 17.45
Oggetto: Il quoting

> Come si fa a quotare un messaggio con
> Outlook Express?

Basta visualizzare il messaggio e premere il tasto "Rispondi"

In questo esempio Mario Rossi ci ha scritto per chiederci come fare a quotare un messaggio con il programma Outlook Express, nel rispondergli noi abbiamo quotato la sua domanda (la riga che comincia con carattere >) e di seguito abbiamo scritto la nostra risposta. E' buona norma anche lasciare una riga bianca tra il testo quotato e la risposta.

Il formato dei messaggi è, oggi, essenzialmente di due tipi: "solo testo", oppure "html".

Solo testo. Viene inviato del semplice testo, carattere per carattere. E' il formato più usato perchè permette la massima compatibilità tra sistema diversi, usa pochissima memoria e, di conseguenza, viene inoltrato molto rapidamente. E' lo standard nelle mailing list e nei newsgroups (gruppi di discussione).
In questa modalita', oltre all'utilizzo del maiuscolo esistono altri modi di dare particolare enfasi a certe parole o frasi. Osservate questi esempi:
testo *grassetto* testo grassetto
testo _sottolineato_ testo sottolineato
testo /corsivo/ testo corsivo

Html. Permette di inserire delle immagini di sfondo, di "stilizzare" il testo (grassetto, corsivo, colore, ecc.). Permette quindi una certa creatività nella composizione e nella struttura. Come contro ha che occupa piu' memoria, può essere rifiutato dai newsgroups, non e' standard (se, ad esempio usate un font esistente sul vostro computer ma che il destinatario non possiede, quest'ultimo visualizzerà il messaggio in modo diverso da come voi lo avete composto).

Per poter cambiare il formato con Outlook Express, quando scrivete un messaggio, selezionate, dal menù "Formato", l'opzione Testo normale oppure Testo in formato HTML.

La dimensione della vostra casella sui server Theo e' pari a 5 Mbytes nella versione base e a 20 Mbytes nella versione professionale. La dimensione massima di ogni singolo messaggio inviabile è pari a 1 Mbyte per la versione base ed a 5 Mbytes nella versione professionale.

Lo spazio a disposizione è quindi limitato. Una volta raggiunto il limite previsto per la casella, ogni ulteriore messaggio in arrivo viene rifiutato dal sistema. Vi raccomandiamo quindi di controllare periodicamente la posta per liberare spazio ed ottenere la massima efficienza dal sistema .
Per l'invio della posta (SMTP) vi raccomandiamo di utilizzare il servizio offerto dal vostro Internet provider. Per sapere qual'e' e come configurare il vostro client di posta elettronica, tornate alla pagina precedente e consultate la sezione apposita.

Al suo esordio, al posta elettronica era composta per lo piu' di brevi messaggi di solo testo. L'adozione di standard di codifica, ha permesso di inserire uno più files allegati di qualunque genere (immagini, tabelle, programmi,ecc.).
Teoricamente è possibile spedire e ricevere file di qualunque dimensione attraverso il servizio di posta elettronica, ma proprio perchè il sistema non è stato concepito per questo scopo, è buona norma evitare di spedire file più grossi di 500 Kilobyte.
Le caselle di posta, di norma, hanno un limite di capacità. Inviando allegati di grosse dimensioni potreste saturare lo spazio disponibile della casella del destinatario. La spedizione inoltre richiederebbe molto tempo e potrebbe essere rifiutata dal server di spedizione. Limitate quindi l'uso degli allegati e comunque cercate di ridurne al massimo la dimensione utilizzando programmi di compressione come Winzip.

Sfatiamo subito una leggenda: i messaggi di solo testo non contengono virus. I virus sono dei programmi e sono sempre quindi in allegato al messaggio originale. Per diffonderli, i loro creatori inventano sempre strategie piu' sofisticate, cercando possibili "buchi" nella sicurezza dei programmi client più diffusi. I programmi antivirus sono ormai un obbligo ma spesso non sono sufficienti a garantire una protezione assoluta. I nuovi virus (worm) si diffondono attraverso la posta elettronica e stanno creando grandi problemi di traffico e disservizi.
E' quindi difficile trovare una situazione definitiva al problema. Vi suggeriamo però due semplici metodi che hanno consentito a noi, che utilizziamo in modo massiccio la posta elettronica da diversi anni, di non essere finora mai stati "infettati" da un virus:

1) Aggiornate sempre i vostri programmi. Come prima evidenziato, i creatori di virus cercano di insinuarsi nei sistemi sfruttando delle lacune nella sicurezza del sistema operativo o dei programmi. Le case produttrici di software lavorano costantemente per contrastare questa piaga. Nel caso della Microsoft, consultate il sito windowsupdate , in particolare la sezione "Aggiornamento prodotti". Troverete tutti gli aggiornamenti necessari al vostro sistema

2) Non aprite messaggi contenti allegati se non siete assolutamente certi della loro provenienza. Il fatto che sia stato inviato da un collega o una azienda con cui collaborate non è abbastanza. Controllate che l'oggetto ed il testo del messaggio abbiano un senso per voi ( i virus per mascherarsi usano frasi tipo "saluti da" oppure "ecco il testo o la foto che mi hai richiesto" oppure duplicano un messaggio vecchio).
In assoluto è buona norma non aprire mai allegati che finiscano con una qualunque di queste estensioni: com, exe, pif (es. "Verbale del cosiglio.doc.com)

Un semplice consiglio: se dovete spedire o ricevere un allegato fatelo precedere da un altro messaggio che indichi le specifiche del messaggio stesso. Ad esempio:

1° messaggio (Oggetto): "Stiamo per spedirvi la bozza della convenzione".
1° messaggio (Testo): Il testo e' in formato word, si chiama convenzione.doc e la dimensione del documento e' di circa 350 kbytes.

2° messaggio (Oggetto): "Invio fisico del documento"
2° messaggio (Allegato): convenzione.doc

Per prima cosa, tenete sempre presente che la parola riservatezza ha un significato molto vago in internet, non spedite mai messaggi che non vorreste venissero letti da persone diverse dal destinatario, o meglio non fatelo se non utilizzate un sistema sicuro per criptare i vostri messaggi. In ogni caso é sempre consigliabile evitare sfuriate, battute di spirito pesanti ecc. ecc., ricordate che un messaggio è pur sempre un documento scritto e come tale può venire conservato per lunghissimo tempo, alcune persone hanno l'abitudine di archiviare tutti i messaggi senza mai cancellarli.

Per finire una curiosità. Una cosa che si incontra spesso nei messaggi di posta elettronica sono gli acronimi. Come regola generale sarebbe sempre meglio, se possibile, evitare di utilizzare gli acronimi, molti infatti ne fanno un uso indiscriminato col risultato che i loro messaggi risultano quasi incomprensibili ai più. Nonostante questo è comunque utile conoscere almeno gli acronimi più usati per poterli comprendere quando li si incontra. Alcuni esempi:

AFAIK As Far As I Know
(a quanto ne so)

BTW By The Way
(a proposito)

FYI For Your Information
(per tua informazione)

IMHO In my humble opinion
(secondo il mio modesto parere)

RTFM Read The Fucking Manual
(leggiti il manuale!)

ROTFL Rolling On The Floor Laughing
(sto rotolando sul pavimento dalle risate!)

WYSIWYG What you see is what you get
(Quello che vedi è quello che ottieni)

Per un elenco completo degli acronimi cliccate qui